Kirim Surat Lewat Internet
|
Setiap hari, banyak orang, termasuk pelajar, mahasiswa, karyawan mengirimkan jutaan
surat melalui fasilitas internet. Fasilitas ini disebut juga dengan surat elektronik atau
electronic mail (e-mail). Mungkin kita termasuk salah satu dari sekian banyak orang yang menerima
puluhan e-mail tiap harinya. Dari sekian banyak e-mail yang kita kirim dan terima,
pernahkah kita berpikir bagaimana sebenarnya cara kerja e-mail tersebut? Untuk lebih
jelasnya, silakan baca lanjutan artikel berikut.
Mengirimkan pesan melalui e-mail
E-mail (surat elektronik) pertama dikirimkan oleh seorang insinyur yang bernama
Ray Tomlinson pada tahun 1971. Tetapi surat elektronik ini hanya dapat dikirimkan
pengguna komputer yang masih dalam satu area. Tomlinson membuat terobosan baru.
Ia berhasil mengirim pesan ke lain komputer melalui internet dengan menggunakan
tanda @ untuk menandakan mesin penerima.
Sama halnya dengan surat biasa (snail mail) yang harus melewati beberapa kantor pos
sebelum sampai ke tujuannya, begitu dikirimkan oleh seseorang melalui komputer yang
tersambung ke internet sebuah email masuk ke beberapa komputer lain di sepanjang
jaringan internet. Komputer-komputer itu disebut dengan email server. Ketika
e-mail tersebut sampai ke server yang menjadi tujuan (seperti yang ditunjuk pada
alamat email - kepada siapa kita menulis e-mail) email tersebut disimpan pada sebuah
e-mailbox (kotak surat). Si pemilik alamat e-mail baru bisa mendapatkan e-mail itu kalau
yang bersangkutan mengecek emailbox-nya. Jadi, tidak benar kalau dibayangkan bahwa
untuk bisa menerima e-mail kita harus terhubung terus menerus dengan internet.
Untuk bisa menerima e-mail kita mesti memiliki sebuah account pada suatu email server,
yang tentu berada pada sebuah ISP (Internet Service Provider). Ini sama dengan bila kita
memiliki alamat rumah kita. Hanya bedanya, bila pada surat biasa kita hanya bisa menerima
surat manakala kita berada di alamat kita, sedangkan pada e-mail, kita bisa menerimanya
di mana saja kita berada. Misalnya saya bisa mengecek email-email yang datang ke
alamat email saya redaksi@e-smartschool.com, yang biasanyanya saya buka di Jakarta, ketika saya
sedang berada di Bali atau di Amerika sekalipun. Bagaimana hal ini bisa dijelaskan ?
Hal itu bisa dilakukan karena bila kita bisa mengkontak sebuah email server di mana kita
punya account email, maka kita bisa mengambil / men-download semua email yang ditujukan
kepada alamat email yang kita miliki. Untuk itu kita mesti memperhatikan protokol
penerimaan dan pengiriman email.
Protokol artinya adalah sebuah prosedur standard untuk mengatur perpindahan data di
antara komputer-komputer. Untuk pengiriman, protokolnya adalah SMTP, singkatan dari
Simple Mail Transfer Protocol; untuk penerimaan, protokolnya adalah POP singkatan dari
Post Office Protocol. Setiap email server memiliki SMTP dan POP yang berbeda-beda. Bila
kita bisa menguasai cara mengontak SMTP dan POP dari lokasi yang berbeda, sebenarnya ini
bisa mengatasi masalah kepemilikan komputer dan koneksi internet. Bila kita tidak memiliki
sendiri komputer dan koneksi ke internet, kita masih bisa men-download email yang ditujukan
kepada alamat email kita.
Alternatif untuk itu misalnya :
- menggunakan email client yang mampu menangani lebih dari satu account (multiple account)
bisa saja kita nebeng komputer teman atau komputer kampus; atau
- men-download email di cybercafe atau rental-rental komputer yang kini bertebaran di
mana-mana.
Anatomi Alamat Email
Bilamana kita membaca alamat sebuah snail mail, kita bisa membayangkan seberapa jauh lokasi
si pengirim surat dari kita. Pertanyaannya adalah, apa yang bisa kita pahami dari sebuah
alamat email ? Alamat email terdiri dari dua bagian yang dipisahkan dengan tanda axon / @.
Misalnya alamat: tommy@yahoo.com di sebelah kiri @ disebut user name (tommy), yang menunjuk
pada identitas si pemilik alamat email. User name bisa merupakan nama si pemilik,
singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga.
User name juga menjadi nama bagi emailbox
yang dimiliki seseorang di sebuah mail server. Di sebelah kanan @ (yahoo.com) disebut
domain name, yang menunjukkan identitas mail server di mana seorang user memiliki emailbox.
Domain name biasanya menunjukkan nama perusahaan atau organisasi pemilik sebuah account.
Misalnya : kompas@kompas.com (Surat Kabar Harian Kompas)
Selain itu, dari bagian paling belakang dari sebuah email kita bisa memperoleh beberapa
dugaan mengenai pemiliknya .com, biasanya ini dimiliki oleh perusahaan komersial atau usaha
bisnis lainnya, .edu, biasanya menunjukkan bahwa pemiliknya adalah sebuah universitas
atau institusi pendidikan, seperti diknas@depdiknas.go.id, dimiliki oleh instansi
pemerintah, .mil, dimiliki instansi militer, Bagi email server yang letaknya di luar
Amerika, seringkali alamat emailnya diberi identitas sesuai nama negaranya. Sebagai
contoh id (Indonesia), au (Australia), uk (United Kingdom), ca (Canada), nz (New Zaeland),
dan sebagainya. Daftar lengkap domain kode negara dapat dilihat di 'Bank Data'.
Jenis Email
Dalam perkembangannya, email ternyata tidak hanya seperti yang dideskripsikan
pada bagian II. Lebih detil, dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya terdapat beberapa
jenis sebagai berikut :
- POP Email
Email jenis ini adalah persis seperti yang telah dijelaskan pada bagian II di atas.
POP singkatan dari Post Office Protocol. Jadi, jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan
yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara
sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati
beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada
email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.
- Web-based Email,
atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk
memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki
account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah
web server. Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur
untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis.
Setelah
selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan
dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk
dengan password. Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada
email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan
untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap tersedia bagian-bagian yang bisa
diklik, untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya.
Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus
masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan
jasa email semacam ini. Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, seperti
yang saya tulisakan di atas, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website.
Contoh untuk ini banyak sekali, seperti hotmail.com, yahoo.com, mailexcite.com,
astaga.com, dan sebagainya.
Format Isi Email
Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email.
Ada dua macam yaitu :
- Plain Text
Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.
- HTML
HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan
untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang
ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai
dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar. Seringkali bila kita mengirim
email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format
plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang
lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang
dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika
sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama
sekali.
Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini
jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email
yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah
plain text atau HTML, tapi pertanyaannya ; bila dengan format yang sederhana saja sudah
bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML ?
Variasi Bentuk
Komunikasi dengan email dalam beberapa hal memang meniru surat biasa (snail mail), meskipun
jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk
komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :
- Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
- Carbon Copy / CC
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan "TO", sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada
bagian "CC".
- Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada
bagian "TO" oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja
email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian
"CC". Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita
tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang
lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian "BCC", selain
"TO" dan "CC". Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk
ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
- Distribution List
Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini
lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya
tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan. Yang dimaksud dengan distribution
list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini
dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman,
berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya),
akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya.
Untuk itu yang
harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila
pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu
akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari
distribution list. Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk
mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola
yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.
Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer
dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan
siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email.
Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang
ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses
subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini
tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui
atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah
milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Akan tetapi kadang-kadang ada juga
milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya
sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan
untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara
pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis,
yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat
email administrator, dan sebagainya
Daftar Istilah
- email server adalah adalah suatu server yang bertugas untuk
mengatur segala lalulintas email di perusahaan anda atau bisa berfungsi
juga sebagai gateway email untuk keluar (internet), contoh software/aplikasinya
adalah Wingate, Winroute, Lansuite, Sendmail.
- email client adalah suatu software / aplikasi
yang dapat digunakan untuk menerima, menyusun, mengirim, menyimpan, dan
mengorganisir email tanpa harus terlebih dahulu membuka browser untuk koneksi
ke email server, contoh software /aplikasinya adalah Microsoft Outlook, Eudora dan
masih banyak lagi.
- ISP (Internet Service Provider) adalah penyedia layanan koneksi internet,
contohnya seperti indosat, telkomnet, cbn dan masih banyak lagi.
- cybercafe adalah tempat seperti warnet (warung internet) yang menyediakan
fasilitas untuk browsing internet, download, chatting dan juga biasanya menjual
makanan & minuman untuk kenyamanan para pelanggannya.
http://www.pesantrenonline.com/infotek
|
|
